Med TimeTrack's kalender schemalägger du snabbt och enkelt kommande arbeten t.ex. serviceuppdrag eller återkommande arbetsuppgifter som t.ex. momsredovisning. Med rätt behörighet planerar du även arbeten för dina medarbetare. Om en medarbetare blir sjuk kan du flytta arbetet till en annan medarbetare. Du kan skriva ut arbetsordrar och rapporter över planerad tid.
|
|
Planering i kalendern |
Med tidtagaren fångar du upp varje sekund av din tid. Du väljer kund, projekt och arbetsuppgift från dina privata snabblistor och startar tidtagaren. I kommentarfältet skriver du in vad du gör. Du kan också enkelt lägga på några minuter om du skulle ha glömt starta tidtagaren. När du trycker på Pausa-knappen sparas allt för senare rapportering. Tidtagaren är ett utmärkt sätt att fånga upp korta telefonsamtal, supportärenden etc. och kommer garanterat att öka er debitering. Om du använder tidtagaren behöver du inte längre undra var all din tid tog vägen.
Från tidtagaren kan du även bläddra till gamla registreringar för att modifiera dem, manuellt skapa nya (utan tidtagning) och återstarta tidigare registreringar under samma dag. Du når också snabbt detaljerad kundinformation och kan gå till hemsidor och skicka e-mail till kontaktpersoner.
|
|
Tidrapportering med tidtagaren |
Det finns många sätt att registrera, hantera och analysera debiterbar tid, frånvaro, artiklar etc i TimeTrack 2006. En möjlighet är det som kallas för listan (se bilden till höger). Här listas detaljerad information om de registreringar som finns gjorda. Med tillräcklig behörighet kan du även se och redigera dina medarbetares registreringar. Det som gör listan till ett kraftfullt analysverktyg är möjligheten till urval, sortering och gruppering. Du kan t.ex. dra en kolumn ovanför listan (projektkolumnen i bilden till höger) och få alla registreringar grupperade och summerade per projekt. Du kan göra detta i flera nivåer t.ex. skulle du kunna ha medarbetare som en undernivå till projekt. |
|
Gruppering på projekt i listan
|
Även i kalendern kan du skapa registreringar i efterhand t.ex. med drag- och släppteknik. Självklart kan du även göra justeringar i gamla registreringar. Du kan också omvandla planerad tid till debiterbar tid (utfall). Nedanför varje dag visas t.ex. din debiterbara tid i förhållande till din arbetstid och det debiterbara beloppet under dagen. På så sätt ser du din debiteringsgrad direkt.
Ännu ett sätt att göra registreringar är m.h.a. tabellen i huvudfönstret. Den fungerar ungefär som ett kalkylark dvs. du fyller i celler i ett rutnät.
|
|
Tidrapportering och mötesbokning i kalendern |
Med TimeTrack Mobile sköter du dina registreringar på handdatorer eller smartphones baserade på Palm OS. Precis som i TimeTrack Desktop har du en tidtagare till ditt förfogande. Även kontaktinformation finns tillgängligt. Överföring av information till och från TimeTrack Desktop görs med en knapptryckning. Under 2006 kommer en version av TimeTrack Mobile för Pocket PC. |
|
 |
TimeTrack Web Access Server (TTWAS) ger dig tillgång till TimeTrack direkt i din webbläsare över Internet eller ett intranät. Precis som i TimeTrack Desktop har du en tidtagare till ditt förfogande. Du kan även få fram kontakt- och projektinformation. TTWAS är en egen fristående webbserver och är extremt enkel att installera.
|
|
Här provar du TimeTrack Web Access
Logga in med (användarnamn / lösenord): Sven Nilsson / sn |
Du har många olika typer av rapporter till ditt förfogande och du kan enkelt skapa egna mallar med önskad sortering och visningsalternativ. Med tillräcklig behörighet kan du ta ut rapporter för alla medarbetare och fakturera. Du får även ut en bokföringsjournal i samband med faktureringen för att underlätta inmatningen i ditt ekonomisystem. Överföringen av fakturor sker automatiskt om du använder XOR Compact som externt ekonomisystem. Du kan även använda TimeTrack's egen kundreskontra. Information kan exporteras i en mängd format t.ex. i Excel-format. |
 |
|
Utskrift av tidrapporter och fakturor |
Förutom de normala tidrapporterna (se ovan) kan du även få fram projektstatistik per tidsperiod och per medarbetare. Denna statistik finns både som text och grafik. Du kan budgetera och jämföra planerad tid med utfallet. |
|
Projektstatistik |
En ofta förbisedd tidstjuv är att leta efter gamla dokument såsom offerter och protokoll. Kanske behöver man skriva ut dem igen eller göra en kopia till en annan kund. Denna tidstjuv kan du stoppa om du börjar använda TimeTrack's dokumenthantering. Du associerar information om ett dokument och sökvägen till själva dokumentfilen med en kund och ett projekt i TimeTrack. Du kan också ange sökord, typ av dokument (offert, brev etc) och en mängd andra attribut för dokumentet. Detta kan du inte göra när du bara jobbar med dokumentfilerna direkt i Windows. Med dokumenthanteringen öppnar och kopierar du dokument direkt inifrån TimeTrack. Du kan självklart söka efter gamla dokument och gruppera dem i olika nivåer på samma sätt som i transaktionslistan (se längre upp på denna sida). T.ex. kan du gruppera på projekt på översta nivån och sedan på typ av dokument på nästa nivå. Du kan låta TimeTrack automatiskt skapa sökvägar till dina dokumentfiler baserat på kund, projekt och typ av dokument. TimeTrack bygger upp en komplett katalogstruktur på hårddisken åt dig. |
|
Dokument |
Det finns många möjligheter att anpassa gränssnittet i TimeTrack efter varje användares behov t.ex. upplösningen i kalendern eller vilka kolumner som ska visas i dokumenthanteringen. Du kan även inaktivera hela programmoduler t.ex. tabellen i huvudfönstret. De flesta fönster går att ändra storleken på. Genom ett klick på en avgränsare i gränssnittet glider ena halvan av bilden till sidan för att visa mer av den andra halvan. Ett andra klick återställer bilden till ursprungligt utseende. Klicka här för att se ett exempel.
|
TimeTrack innehåller ett avancerat kontaktregister med bl.a. obegränsat antal kontaktpersoner per kontakt, historikfält och egendefinierbara fält. Det finns många möjligheter till olika prissättningsmodeller, konton, kostnadshantering etc. i tjänst- och artikelregistret Fakturering med kundreskontra. Etikettutskrift och egna kontakturval.
|
